Non esiste alcuna norma di legge che prevede la possibilità di partecipare alla assemblea di condominio in videoconferenza, esiste in questo caso una «lacuna legislativa», le disposizioni di attuazione del codice civile precisano soltanto che:
«L’avviso di convocazione, contenente specifica indicazione dell’ordine del giorno, deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza in prima convocazione, a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano, e deve contenere l’indicazione del luogo e dell’ora della riunione. In caso di omessa, tardiva o incompleta convocazione degli aventi diritto, la deliberazione assembleare è annullabile ai sensi dell’articolo 1137 del codice su istanza dei dissenzienti o assenti perché non ritualmente convocati».
La norma sembrerebbe riferirsi a un “luogo fisico” dove tutti (o meglio i partecipanti) devono essere presenti. Non sembra esserci spazio ad aperture circa la possibilità di assemblee a distanza.
Tuttavia è possibile che l’amministratore consenta ad alcuni condomini di partecipare alle riunioni in videoconferenza a condizione però che tale eventualità sia prevista dal regolamento di condominio in origine approvato all’unanimità o da una successiva clausola in questo inserita approvata dall’assemblea con il voto favorevole di tutti i condomini.
In ogni caso l’assemblea deve sempre svolgersi in un luogo fisico “centrale” ed esso deve essere indicato nell’avviso di convocazione a beneficio di quanti preferiscono partecipare personalmente; nell’avviso di convocazione l’amministratore deve ricordare ai condomini della possibilità di partecipare tramite videoconferenza dandone comunicazione preventiva che consenta di predisporre i mezzi tecnici per adeguarsi a tale necessità cioè la possibilità del video conferente condomino di essere ascoltato da tutti i condomini presenti e virtuali e di ascoltare a sua volta quello che gli altri dicono.
Quindi è necessario: predisporre degli altoparlanti in modo che, in ogni angolo della sala ove si svolge la riunione, arrivi la voce di chi partecipa in videoconferenza e far in modo che vi sia un microfono attaccato al computer che consenta, a chi partecipa in virtuale di sentire ciò che dicono il presidente dell’assemblea e gli altri condomini. In buona sostanza, la partecipazione in videoconferenza non deve determinare una disparità di trattamento tra i condomini che sono presenti fisicamente e quelli che invece sono collegati via internet. Con la conseguenza che il verbalizzante deve trascrivere le dichiarazioni e i voti di chi partecipa via Skype al pari di tutti gli altri condomini come se fossero fisicamente presenti tutti nello stesso luogo.
